Minicase 3: De Uitwerking

Hoe Gemeente Almelo voorop loopt in de wereld van AI
.

Minicase 3: De Uitwerking

Hoe Gemeente Almelo voorop loopt in de wereld van AI
.

In november 2024 organiseerden wij de AI Week voor de medewerkers van de Gemeente Almelo. Met 5 inspiratiesessies en 4 verdiepingssessies hielpen we hen ontdekken hoe AI waardevol kan zijn in hun werk, hoe ze hun processen tot drie keer sneller kunnen uitvoeren én waar ze kritisch op moeten letten bij het gebruik van AI.

De Gemeente Almelo zet met deze aanpak een belangrijke stap richting een verantwoord gebruik van AI en positioneert zich als koploper op dit gebied. In deze serie van vier minicases nemen we je mee in hoe deze samenwerking tot stand kwam, welke strategie is toegepast, hoe de AI Week zelf werd uitgevoerd en wat de impact hiervan is geweest.

De AI-week bij de Gemeente Almelo stond volledig in het teken van inspireren, leren en toepassen. Met een zorgvuldig opgesteld programma, verdeeld over inspiratiesessies en verdiepingssessies, kregen medewerkers de kans om de mogelijkheden van AI te ontdekken en praktisch toe te passen in hun werk. Het traject werd een groot succes, met ruim 700 deelnemers en een gemiddelde beoordeling van 9,5.

Programma-opzet en deelname

Alle medewerkers van de gemeente ontvingen een uitnodiging om zich in te schrijven voor de inspiratieweek. Dit resulteerde in bijna 600 inschrijvingen verspreid over vijf inspiratiesessies, waaronder twee grote bijeenkomsten met 180 deelnemers in de raadszaal van het stadhuis. Tijdens deze sessies werd een breed scala aan AI-mogelijkheden besproken, met specifieke aandacht voor Microsoft Copilot.
Deelnemers aan de inspiratiesessies kregen bovendien de mogelijkheid zich aan te melden voor een Copilot Office-licentie. Dit leidde tot +/-350 aanmeldingen, waarna de gemeente een selectie maakte die representatief was voor alle afdelingen. Uit deze groep volgden 140 medewerkers een verdiepingssessies, gericht op het praktisch inzetten van AI in hun werk.

Lees meer over onze aanpak en voorbereiding voor de AI weken bij de Gemeente Almelo

Sessie-inhoud en uitvoering

De inspiratiesessies waren gericht op bewustwording en enthousiasme. Veelgestelde vragen gingen over de mogelijkheden van AI, hoe Copilot het werk kan vergemakkelijken, de veiligheid van AI, en het gebruik van bronnen bij bijvoorbeeld copywriting en het genereren van afbeeldingen. De sessies boden volop ruimte voor interactie en directe vragen, wat leidde tot levendige discussies en praktische voorbeelden.

"Jong, oud, ervaren of onervaren: op het gebied van AI begint iedereen weer bij nul," vertelde Wouter van Mierlo, AI-specialist en trainer tijdens de sessies. "Het is dan ook mooi om te zien hoe nieuwsgierig iedereen is en hoe positief ze staan tegenover de stap naar werken 2.0."

Hierna volgden de verdiepingssessies. Deze waren georganiseerd op het stadhuis en op het Adwise kantoor. De opzet begon met eenvoudige opdrachten, zoals het samenstellen van een kerstmenu, en ging vervolgens steeds dieper en relevanter in op specifieke functies en werkprocessen. Deze hands-on benadering zorgde ervoor dat deelnemers AI direct konden toepassen op hun dagelijkse werkzaamheden.

Een bijzondere toevoeging was een aparte sessie voor het college van Burgemeester en Wethouders. Tijdens deze sessie werden zij meegenomen in de strategische impact van AI op lange termijn, met concrete voorbeelden van hoe AI de komende jaren een rol kan spelen binnen gemeentelijke processen.

Reacties en resultaten

De reacties van deelnemers waren zeer positief. "Veel medewerkers waren enthousiast en gaven aan dat ze de toepassingen van Copilot als een waardevolle aanvulling op hun werk zagen," aldus Maikel. Uit de feedbackformulieren bleek een hoge tevredenheid, met een gemiddelde beoordeling van 9,5.

AI voor overheidsinstellingen en gemeente

Hoe verder?

De samenwerking tussen de gemeente en Adwise Academy krijgt in 2025 een vervolg. Meerdere extra inspiratiesessies worden georganiseerd voor medewerkers die de AI-week hebben gemist, en er staan zeven nieuwe verdiepingssessies gepland. Daarnaast zal de gemeente in de zomer evalueren hoe de huidige Copilot-licenties worden gebruikt en besluiten of uitbreiding nodig is.

Conclusie

De AI-week vormde een stevige basis voor de verdere implementatie van AI binnen de Gemeente Almelo. Met een combinatie van inspiratiesessies, praktische workshops en interactieve begeleiding hebben we samen laten zien hoe AI succesvol kan worden ingezet in een publieke organisatie. Medewerkers hebben niet alleen inzicht gekregen in de mogelijkheden en risico’s van AI, maar ook direct de vaardigheden ontwikkeld om ermee aan de slag te gaan. Door hands-on te werken met Microsoft Copilot en andere AI-tools, hebben zij een stevige basis om dagelijkse taken sneller en slimmer uit te voeren, met een hogere kwaliteit en meer efficiëntie als resultaat.

Benieuwd welke impact deze week had op de organisatie en hoe AI binnen de gemeente verder wordt uitgerold?
In de zomer van 2025 presenteren we de evaluatie, inclusief cijfers en inzichten over de groei en verbeteringen die de gemeente heeft gerealiseerd dankzij de veilige en effectieve inzet van AI.

Ontdek wat AI voor mijn organisatie gaat betekenen!