Minicase 2: De Aanpak

Hoe Gemeente Almelo voorop loopt in de wereld van AI
.

Minicase 2: De Aanpak

Hoe Gemeente Almelo voorop loopt in de wereld van AI
.

In november 2024 organiseerden wij de AI Week voor de medewerkers van de Gemeente Almelo. Met 5 inspiratiesessies en 4 verdiepingssessies hielpen we hen ontdekken hoe AI waardevol kan zijn in hun werk, hoe ze hun processen tot drie keer sneller kunnen uitvoeren én waar ze kritisch op moeten letten bij het gebruik van AI.

De Gemeente Almelo zet met deze aanpak een belangrijke stap richting een verantwoord gebruik van AI en positioneert zich als koploper op dit gebied. In deze serie van vier minicases nemen we je mee in hoe deze samenwerking tot stand kwam, welke strategie is toegepast, hoe de AI Week zelf werd uitgevoerd en wat de impact hiervan is geweest.

Voor de Gemeente Almelo werd een helder en praktisch plan uitgewerkt om medewerkers kennis te laten maken met AI en hen vertrouwd te maken met de mogelijkheden van Microsoft Copilot. Het traject begon met een grondige behoefteanalyse, gevolgd door een strategische aanpak die specifiek was afgestemd op de situatie en doelen van de gemeente.

Behoefteanalyse en eerste contact

Het eerste contact ontstond nadat de afdeling Economie en Arbeid een AI-workshop bij Adwise Academy had gevolgd. Hun enthousiasme leidde tot bredere interesse binnen de gemeente. Marleen Tigchelaar en Stefan Leenheer kregen de opdracht om AI binnen de organisatie verder te verkennen en kwam via interne contacten in gesprek met Adwise Academy. Tijdens deze gesprekken werd duidelijk dat de gemeente een grootschalige introductie van AI wilde realiseren, waarbij medewerkers zowel geïnformeerd als geïnspireerd zouden worden.

"We waren natuurlijk super blij met zo’n mooie aanvraag, Wij hebben ervaring met dit soort trajecten maar uiteraard niet zo grootschalig als bij de gemeente Almelo." aldus Maikel Veldhuis, Business Unit Manager Adwise Academy.

Een belangrijk uitgangspunt was de implementatie van Microsoft Copilot. De gemeente had al 300 licenties aangeschaft, wat een concrete aanleiding vormde om met een groot deel van de medewerkers te werken aan AI-vaardigheden en bewustwording.

AI voor overheidsinstellingen en gemeente

Strategische aanpak

Adwise Academy stelde voor om te starten met inspiratiesessies voor een brede groep medewerkers. Deze sessies hadden als doel om iedereen op hetzelfde kennisniveau te brengen en een basis te leggen voor het gebruik van AI. Voor medewerkers die dieper op de stof wilden ingaan, werden verdiepingssessies ontworpen.

Omdat de beschikbare licenties beperkt waren in verhouding tot het aantal medewerkers, werd de gemeente betrokken bij het maken van keuzes over deelname aan de verdiepingssessies. Zo werd een evenwichtige verdeling over teams gewaarborgd, met als resultaat een breed draagvlak voor de implementatie.

Structuur en inhoud van de sessies

De aanpak begon met het verspreiden van een intakeformulier. Dit gaf inzicht in hoe medewerkers AI zagen, of ze het als kans of bedreiging ervaren, en waarvoor ze het graag wilden inzetten. Deze input werd gebruikt om de inhoud van de sessies gericht en relevant te maken.

De inspiratiesessies richtten zich op een kennismaking met AI, met specifieke aandacht voor de mogelijkheden en beperkingen van Copilot. Tijdens de verdiepingssessies gingen medewerkers aan de slag met hun eigen werkprocessen en toepassingen. "Het belangrijkste is om mensen vertrouwen te geven in het gebruik van AI binnen hun werkcontext," aldus Maikel.

Feedback speelde een grote rol in het proces. Na elke sessie werd zowel via gesprekken als formulieren informatie verzameld om te blijven aansluiten bij de behoeften van de deelnemers.

Aandacht voor risico's en maatwerk

Een belangrijk aandachtspunt was het adresseren van zorgen over AI-misbruik en data-onveiligheid. In samenwerking met de gemeente werd gekozen voor een beveiligde omgeving binnen Microsoft Copilot, zodat medewerkers met vertrouwen konden experimenteren. "We hebben veel gesprekken gevoerd om de juiste balans te vinden tussen innovatie en veiligheid," benadrukt Maikel.

Het maatwerk in deze aanpak was cruciaal. Door intensief overleg met de gemeente werden de sessies specifiek afgestemd op de uitdagingen en behoeften binnen een publieke organisatie.

Conclusie

Met deze aanpak wist Adwise Academy een breed toegankelijk en relevant traject neer te zetten. De strategie was gericht op zowel bewustwording als praktische toepassing, met oog voor de specifieke situatie van de Gemeente Almelo.

Benieuwd hoe deze aanpak tot leven kwam tijdens de AI-week? Lees verder in Minicase 3: De uitwerking.

Lees nu Minicase 3: De uitwerking